Les Parties s’engagent à respecter les lois et réglementations en vigueur relatives aux traitements de données à caractère personnel (ci-après la « Règlementation ») et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), la loi n°78-17 modifiée dite « Informatique et Libertés » et les actes règlementaires y afférents.

Art. 1 – Définitions

Dans le présent appendice, les termes ci-après sont définis comme suit au sens du RGPD et sont employés selon cette seule acception.

Donnée à caractère personnel (DCP) :  toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Personne concernée :  personne physique à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement de DCP.

Responsable du traitement (RT) : l’entité qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de DCP.

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Traitement de données : toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des DCP, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.

Art. 2 – Identité du Responsable de traitements de données à caractère personnel

La Cocotte est Responsable de traitement en ce qui concerne les traitements dont les finalités sont décrites ci-dessous à l’Article 3.

Art. 3 – Finalités des traitements de données à caractère personnel

La Cocotte collecte des informations sur les Personnes concernées, telles que mentionnées ci-dessous, (i) directement auprès d’elles, ou indirectement (ii) par l’intermédiaire du Bénéficiaire, (iii) par l’intermédiaire des appareils des Personnes concernées et leur localisation, via des cookies ou autres témoins de connexion ; (iv) par l’utilisation par les Personnes concernées des Espaces, Services et Prestations La Cocotte, (v) par d’autres sources.

La Cocotte met en œuvre des traitements de DCP selon les finalités envisagées ci-après :

Finalité 1 : Conclusion et gestion du Contrat, y compris la collecte de données relatives à l’identité du Bénéficiaire et des Collaborateurs du Bénéficiaire en application de l’article 6.1 b du RGPD (exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles) ou, en application de l’article 6.1 f du RGPD (intérêts légitimes de La Cocotte de gestion administrative interne) lorsqu’il s’agit de Personnes concernées non-parties au Contrat (Collaborateurs du Bénéficiaire, etc…).

• Catégories de personnes concernées
• Bénéficiaire personne physique
• En cas de personne morale Bénéficiaire, personne(s) physique(s) représentant le Bénéficiaire
• Personnes Autorisées du Bénéficiaire définies à l’article 2.1 des présentes Conditions Générales de Vente
• Personnel habilité du Bénéficiaire (comptable etc.) échangeant pour le compte du Bénéficiaire avec La Cocotte

• Catégories de données à caractère personnel traitées
  
  • Données d’état civil : par ex. nom, prénom
  • Données d’identification : par ex. n° de carte d’adhérent La Cocotte, image de la personne
  • Données informatiques et de navigation Internet : par ex. adresse IP
  • Données professionnelles : par ex. adresse mail professionnelle, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, qualité pour agir/fonctions
  • Données d’ordre économique et financier : par ex. coordonnées bancaires du Bénéficiaire

• Catégories de destinataires des données à caractère personnel
  
  • des services internes habilités de La Cocotte
  • des sous-traitants ou partenaires ayant à connaitre de la conclusion/gestion du Contrat (par ex: banque(s) de La Cocotte et du Bénéficiaire)
  • des prestataires informatiques / de télécommunication
  • si besoin, certaines professions réglementées (par ex: avocats)

Finalité 2 : Exécution des prestations prévues par le Contrat (par ex: mise à disposition des bureaux, du matériel et des systèmes informatiques/de télécommunication), à l’exclusion des prestations visées par la Finalité 3,  en application de l’article 6.1 b du RGPD (exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles) lorsque la Personne concernée est le Bénéficiaire ou, en application de l’article 6. 1 f du RGPD (intérêts légitimes de La Cocotte de respecter ses engagements contractuels envers le Bénéficiaire) lorsqu’il s’agit de Personnes concernées non parties au Contrat (Collaborateurs du Bénéficiaire, etc.).

• Catégories de personnes concernées
• Bénéficiaire personne physique
• En cas de personne morale Bénéficiaire, personne(s) physique(s) représentant le Bénéficiaire
• Personnes Autorisées du Bénéficiaire définis à l’article 2.1 des conditions générales de vente
• Personnel habilité du Bénéficiaire (comptable etc.) échangeant pour le compte du Bénéficiaire avec La Cocotte
• Personne(s) physique(s) invitée(s) par le Bénéficiaire (ou par les Collaborateurs du Bénéficiaire) au sein d’un Espace La Cocotte

• Catégories de données à caractère personnel traitées
  
  • Données d’état civil : par ex. nom, prénom
  • Données d’identification : par ex. n° de carte d’adhérent La Cocotte, image, n° d’immatriculation d’un véhicule automobile en cas d’utilisation du parking du Centre La Cocotte ou de l’Etablissement,
  • Données informatiques et de navigation Internet : par ex. adresse IP
  • Données professionnelles : par ex. adresse mail professionnelle, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, qualité pour agir/fonctions
  • Données d’ordre économique et financier : par ex. coordonnées bancaires du Bénéficiaire
  • Données sur l’utilisation des Espaces, Prestations et Services La Cocotte : par ex. préférences bureau, calendrier des Espaces ou salles réservés, communications via nos Services

• Catégories de destinataires des données à caractère personnel
  
  • des services internes habilités de La Cocotte
  • des prestataires informatiques / de télécommunication
  • des sous-traitants ou partenaires ayant à connaitre de la conclusion/gestion du Contrat ou des fournisseurs de service (par ex: banque(s) de La Cocotte et du Bénéficiaire, système de réservation en ligne, etc.)
  • si besoin, certaines professions réglementées (par ex: avocats)

Finalité 3 (sauf contrat de domiciliation) : Exécution de prestations adjointes au Contrat éventuellement directement proposées par La Cocotte au Bénéficiaire (et Collaborateurs du Bénéficiaire) à l’occasion de l’exécution du Contrat en application de l’article 6.1 b du RGPD (exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles) ou, en application de l’article 6. 1 f du RGPD (intérêts légitimes de La Cocotte de respecter ses engagements contractuels envers le Bénéficiaire) lorsqu’il s’agit de Personnes concernées non parties au Contrat (Collaborateurs du Bénéficiaire, etc.) (par ex: restauration, salle de sport, forum d’échanges)

• Catégories de personnes concernées
• Bénéficiaire personne physique
• En cas de personne morale Bénéficiaire, personne(s) physique(s) représentant le Bénéficiaire
• Personnes Autorisées du Bénéficiaire définis à l’article 2.1 des présentes conditions générales de vente
• Personnel habilité du Bénéficiaire (comptable etc.) échangeant pour le compte du Bénéficiaire avec La Cocotte
• Personne(s) physique(s) invitée(s) par le Bénéficiaire (ou par les Collaborateurs du Bénéficiaire) au sein d’un Centre La Cocotte ou d’un Etablissement

• Catégories de données à caractère personnel traitées
  
  • Données d’état civil : par ex. nom, prénom
  • Données d’identification : par ex. n° de carte d’adhérent La Cocotte, image de la personne
  • Données informatiques et de navigation Internet : par ex. adresse IP
  • Données professionnelles : par ex. adresse mail professionnelle, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, qualité pour agir/fonctions
  • Données d’ordre économique et financier : par ex. factures, avoirs
  • Données sur l’utilisation des Espaces, Prestations et Services La Cocotte : par ex. préférences bureau, calendrier des Espaces ou salles réservés, communications via nos Services

• Catégories de destinataires des données à caractère personnel
  
  • des services internes habilités de La Cocotte
  • des prestataires informatiques / de télécommunication
  • des sous-traitants ou partenaires ayant à connaitre de la conclusion/gestion du Contrat ou des fournisseurs de service (par ex: services de restauration, de conciergerie, salle de sport, services d’affaires)
  • des membres de la plateforme La Cocotte
  • si besoin, certaines professions réglementées (par ex: avocats)

Finalité 4 : Gestion de la relation commerciale en application de l’article 6.1 a du RGPD à titre principal (consentement de la Personne concernée) et de l’article 6.1 f du RGPD à titre subsidiaire (intérêt légitime de La Cocotte ou d’un tiers d’effectuer des opérations promotionnelles, de marketing ou de prospection commerciale sur ces services, d’analyser des besoins des Bénéficiaires ou de ses Collaborateurs conformément à l’objet social de La Cocotte) (par ex: abonnement aux newsletters de La Cocotte, prospection commerciale, publicité ciblée, statistiques)

• Catégories de personnes concernées
  
  • Bénéficiaire personne physique
  • En cas de personne morale Bénéficiaire, personne(s) physique(s) représentant le Bénéficiaire
  • Personnes Autorisées du Bénéficiaire définis à l’article 2.1 des présentes conditions générales de vente
  • Personnel habilité du Bénéficiaire (comptable etc.) échangeant pour le compte du Bénéficiaire avec La Cocotte
  • Personne(s) physique(s) invitée(s) par le Bénéficiaire (ou par les Collaborateurs du Bénéficiaire) au sein d’un Centre La Cocotte ou d’un Etablissement

• Catégories de données à caractère personnel traitées
  
  • Données d’état civil : par ex. nom, prénom
  • Données d’identification : par ex. n° de carte d’adhérent La Cocotte, image de la personne (facultatif)
  • Données informatiques et de navigation Internet : par ex. adresse IP
  • Données professionnelles : par ex. adresse mail professionnelle, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, qualité pour agir/fonctions
  • Données sur l’utilisation des Espaces, Prestations et Services La Cocotte : par ex. préférences bureau, calendrier des Espaces ou salles réservés, communications via nos Services

• Catégories de destinataires des données à caractère personnel
  
  • des services internes habilités de La Cocotte
  • des prestataires informatiques / de télécommunication
  • des sous-traitants ou partenaires ayant à connaitre de la conclusion/gestion du Contrat
  • des fournisseurs de service (par ex: solutions de emailing, salle de sport, sondages, etc.) ou partenaires publicitaires tiers
  • si besoin, certaines professions réglementées (par ex: avocats)

Finalité 5 : Sécurité des personnes, des locaux, des systèmes d’information et des biens (par ex : système de badge ou clé d’accès) en application de l’article 6.1b du RGPD à titre principal (exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles) et de l’article 6. 1 f du RGPD (intérêt légitime du Responsable de traitement d’assurer la sécurité des personnes, des systèmes d’information, et des biens en ses locaux) à titre subsidiaire, à l’exclusion de la vidéosurveillance (voir infra)

• Catégories de personnes concernées
  
  • Bénéficiaire personne physique
  • En cas de personne morale Bénéficiaire, personne(s) physique(s) représentant le Bénéficiaire
  • Personnes Autorisées du Bénéficiaire définis à l’article 2.1 des présentes conditions générales de vente
  • Personnel habilité du Bénéficiaire (comptable etc.) échangeant pour le compte du Bénéficiaire avec La Cocotte
  • Personne(s) physique(s) invitée(s) par le Bénéficiaire (ou par les Collaborateurs du Bénéficiaire) au sein d’un Centre La Cocotte ou d’un Etablissement

• Catégories de données à caractère personnel traitées
  
  • Données d’état civil : par ex. nom, prénom
  • Données d’identification : par ex. n° de carte d’adhérent La Cocotte, image de la personne
  • Données informatiques et de navigation Internet : par ex. adresse IP
  • Données professionnelles : par ex. adresse mail professionnelle, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone professionnel, qualité pour agir/fonctions

• Catégories de destinataires des données à caractère personnel
  
  • des services internes habilités de La Cocotte
  • des prestataires informatiques / de télécommunication
  • des sous-traitants ou partenaires ayant à connaitre de la conclusion/gestion du Contrat ou des fournisseurs de service relatifs à la sécurité (par ex: société de sécurité et de gardiennage, support informatique)
  • si besoin, certaines professions réglementées (par ex: avocats)

Finalité 6 : Réorganisation d’entreprise au titre de l’intérêt légitime de La Cocotte en application de l’article 6.1 f du RGPD, y compris en la forme d’une cession, fusion ou acquisition, vente ou transfert d’entreprise ou d’actifs.

En tant que de besoin, il est précisé que le Prestataire est autorisé à communiquer des données à caractère personnel susvisées lorsque ces données doivent être dévoilées par suite d’une injonction judiciaire ou administrative ou lorsque leur communication est nécessaire au Prestataire pour assurer sa défense dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative.

Art. 4 – Information et droits des Personnes concernées

Conformément au RGPD chaque Personne concernée dispose, notamment, du droit de demander au Responsable de traitement l’accès aux DCP la concernant, la rectification ou l’effacement de celles-ci, la limitation du traitement de leur traitement. Dans certains cas, la Personne concernée dispose également d’un droit d’opposition, un droit à la portabilité des données ou encore du droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur son consentement.

Il est expressément convenu que le Bénéficiaire garantit de transmettre aux personnes physiques agissant pour son compte dans le cadre du Contrat ainsi qu’aux personnes invitées par lui ou aux Collaborateurs du Bénéficiaire les informations relatives aux traitements de DCP les concernant, à leurs droits sur ces traitements ainsi que la manière de les exercer, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

Ainsi, pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement des DCP dans ce contexte, La Cocotte peut être contactée,

• par voie électronique : contact@cocotte-coworking.fr
• par courrier postal (nous conseillons ici un envoi en recommandé) : La Cocotte, Château-Neuf, 15 place Paul Bert, 64 100 Bayonne.

Afin de permettre à La Cocotte la vérification de son identité, la Personne concernée doit joindre à son courrier électronique une pièce d’identité au format PDF, ou une photocopie d’une pièce d’identité en cas de courrier postal.

Si besoin,

• tout intéressé peut consulter ses droits sur le site de la CNIL: <https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits>.
• et introduire une réclamation auprès de la CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, Place de Fontenoy, 75007 Paris

Art. 5 – Conservation des données

Les Données personnelles mentionnées ci-dessus sont conservées pour le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, La Cocotte considère la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée des données personnelles, les finalités pour lesquelles elles sont traitées ainsi que ses obligations légales. Au-delà, les données personnelles sont supprimées ou archivées conformément aux prescriptions légales et réglementaires.

Art. 6 – Sécurité des traitements de données à caractère personnel

La Cocotte s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et d’organisation appropriées pour préserver la sécurité des DCP et les protéger contre toute déformation, altération, destruction fortuite ou illicite, endommagement, perte, divulgation à ou accès par des personnes non autorisées.

En outre, La Cocotte veille à choisir des sous-traitants, lorsqu’ils sont susceptibles d’avoir connaissance de DCP, en considération des informations qu’ils fournissent et garantissent en matière de protection des DCP ; La Cocotte organise aussi des contrôles aux fins de vérifier la conformité desdits prestataires à leurs engagements.

Au bénéfice de ces précisions, il appartient cependant au Bénéficiaire, aux personnes qui agissent pour son compte, aux Collaborateurs du Bénéficiaire, ainsi qu’aux personnes qu’il invite à utiliser le réseau informatique/de télécommunication de La Cocotte de veiller à la sécurité des transmissions des DCP les concernant, en particulier par Internet, comme stipulé plus haut.

Art. 7 – Transfert de données à caractère personnel hors UE

La Cocotte a principalement recours à des sous-traitants situés au sein de l’Union Européenne ou situés dans des Pays dits « adéquats » selon la Commission Européenne.

En cas de transfert de DCP vers un pays situé hors de l’Union Européenne et considéré comme « non adéquat », La Cocotte s’engage à assurer / faire assurer un niveau de protection des DCP suffisant et approprié au regard des exigences du RGPD, par exemple par la conclusion de clauses contractuelles types selon les modèles établis par la Commission Européenne.

Art. 8 – Vidéosurveillance des Centres La Cocotte

En application de l’article 6.1 f du RGPD (intérêt légitime de La Cocotte et de l’IUT de Bayonne), les parties communes et les abords de certains sites de La Cocotte peuvent faire l’objet de dispositifs de vidéosurveillance pour sécuriser les personnes, locaux et les biens. 

Les droits des Personnes concernées ainsi que leurs modalités d’exercice sont les mêmes que ceux susmentionnés au présent appendice.

Plus généralement, l’ensemble du système de vidéosurveillance est géré selon les règles et recommandations édictées par la CNIL.